Datenschutzerklärung der Vineyard Wien

Allgemein

Download-Link: Datenschutzerklärung VY Wien

In unserer Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Informationen, die wir möglicherweise über dich sammeln werden und wofür wir diese Informationen verwenden. Wir schreiben deshalb „möglicherweise“, da wir nicht von allen Personen über die wir Informationen gespeichert haben alle hier angeführten Daten speichern und verarbeiten.

Einführung

Um den Interessen und Bedürfnissen jener Menschen, die mit der Vineyard Wien (VY Wien) zu tun haben, besser gerecht zu werden, ist es notwendig, dass wir ein bestimmtes Maß an Informationen von dir elektronisch speichern und pflegen. Dazu gehören grundlegende Kontaktinformationen, damit wir mit dir in Kontakt treten und dich auf dem Laufenden halten können. Wir werden möglicherweise auch zusätzliche „optionale“ Informationen von dir sammeln. Die Informationen, die du uns zur Verfügung stellst, verwenden wir ausschließlich dazu, um:

  •  dich über Neuigkeiten, Veranstaltungen, Dienste und unseren Auftrag als VY Wien auf dem Laufenden zu halten;
  •  dir angemessene Seelsorge und Unterstützung zukommen zu lassen, wenn dies gewünscht wird;
  •  dir Anregungen zu geben, die dir in deiner Jesus-Nachfolge weiterhelfen;
  •  dir dabei zu helfen, gute Beziehungen und Freundschaften innerhalb der Kirchengemeinschaft 
aufzubauen;
  •  mit den der Kirche bereitgestellten Ressourcen effizient und effektiv zu arbeiten;
  •  um auf Basis der gesetzlichen Vorgaben die für die steuerliche Absetzbarkeit von Spenden an die VY Wien die erforderlichen Informationen an das zuständige Finanzamt weiterzuleiten.

Wo werden Deine Daten gespeichert:

Wir speichern alle hier angeführten Daten in der App „ChurchSuite“. ChurchSuite ist ein Programm der Firma Churchapp Ltd., Unit B4, Lancaster House, 10 Sherwood Rise, Nottingham, England, NG7 6JE in Großbritannien, die von Christen aus der Vineyard-Bewegung gegründet wurde und betrieben wird. ChurchSuite speichert die Daten auf Rechnern innerhalb der EU und unter Einhaltung aller geltenden EU-Gesetze im Zusammenhang mit der Speicherung und Verarbeitung elektronischer Daten. Damit stellen wir sicher, dass deine Daten gemäß aktueller technischer Standards und unter Einhaltung der strengen EU-Datenschutzgesetze bestmöglich geschützt werden. Informationen über ChurchSuite findest Du auf Englisch auf deren Homepage. Informationen über die Speicherung von Daten, die wir im Zusammenhang mit der Absetzbarkeit von Spenden an die VY Wien von dir bekommen haben, findest du im entsprechenden Abschnitt am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Welche konkreten Daten speichern wir:

Name

Dein Name wird verwendet, damit dich die Datenbankbenutzer in der Datenbank der Kirche identifizieren können. Abhängig von deinen eigenen Datenschutzeinstellungen können diese Benutzer auch andere Mitglieder der Kirche sein. Wir können dich persönlich mit deinem Namen in unseren Mitteilungen ansprechen, wenn du zugestimmt hast, solche Mitteilungen von der Kirche zu erhalten. Optionale Namensfelder wie „zweiter Vorname“ oder „Anfangsbuchstabe des 2. Vornamens“ sind hilfreich, wenn mehrere gleichnamige Personen in der Datenbank geführt werden. Du kannst dich auch optional mit einem formellen Namen oder einem früheren Namen ansprechen lassen.

Geschlecht

Deine Geschlechtsangabe hilft uns, die demographische Zusammensetzung der Kirche zu verstehen, und ermöglicht es uns auch, dir relevante Mitteilungen über geschlechtsspezifische Initiativen zu senden, wie zum Beispiel eine Männer- bzw. Frauenveranstaltung, wenn du zugestimmt hast, solche Mitteilungen von der VY Wien zu erhalten. Dein Geschlecht wird als männlich, weiblich oder nicht angegeben/unbekannt aufgezeichnet.

Geburtsdatum

Dein Geburtsdatum, mit dem wir dein Alter errechnen, hilft uns, die demographische Zusammensetzung der Kirche zu verstehen und ermöglicht es uns auch, dir relevante Mitteilungen über altersspezifische Initiativen zu senden, wenn du zugestimmt hast, solche Mitteilungen von der VY Wien zu erhalten.

Familienstand

Dein Familienstand hilft uns, die demographische Zusammensetzung der VY Wien zu verstehen und ermöglicht es uns auch, dir relevante Mitteilungen über beziehungsspezifische Initiativen zu senden, wenn du zugestimmt hast, solche Mitteilungen von der Kirche zu erhalten. Über deinen Familienstand können in der Datenbank Familienmitglieder wie (Ehe)partner und/oder Kinder, deren Daten ebenfalls in unserer Datenbank gespeichert sind, einander zugeordnet werden.

Profilbild

Ein Profilbild hilft uns, „dem Namen ein Gesicht zuzuordnen“. Dadurch wird es leichter, einander bei Gottesdiensten und Veranstaltungen zu erkennen. Falls du dein Profilbild bereitstellst wird dieses für Benutzer und Mitglieder in unserer Datenbank auf der Plattform „My ChurchSuite“ sichtbar.

Telefon- und Mobiltelefonnummer

Es kann von Zeit zu Zeit notwendig werden, dass wir dich schnell kontaktieren. Wenn du einer unter der Woche stattfindenden Gebetsgruppe angehörst oder in einem Dienst mitarbeitest kann es außerdem notwendig sein, dass andere Mitglieder der Gruppe, des Teams, oder deren Leiter, dich anrufen, um zum Beispiel einen Diensttausch zu organisieren, oder um dich über eine Änderung bei einem Gruppentreffen zu informieren, oder um ein Gebetsanliegen weiterzugeben.
Einige Gruppen senden Erinnerungen per SMS, und gelegentlich kann dir die VY Wien auch eine kurzfristige Mitteilung per SMS schicken, wenn du zugestimmt hast, von der Kirche SMS zu erhalten.

E-Mail

Die VY Wien kommuniziert umfangreich per E-Mail, weil es kostenlos ist und wir auf diesem Weg Menschen am einfachsten und schnellsten über Neuigkeiten, Veranstaltungen und Dienste auf dem Laufenden halten können, sofern du zugestimmt hast, diese E-Mails von der VY Wien zu erhalten.

Deine E-Mail-Adresse wird auch dazu verwendet, um den Empfang zu bestätigen, wenn du Informationen an die Kirche übermittelt hast, beispielsweise:

  •  wenn du dich zu einer Veranstaltung oder einer Gebetsgruppe anmeldest;
  •  wenn du uns als „Neue(r)“ erstmals deine Kontaktdaten
übermittelst.
  • In „My ChurchSuite“ kannst du alle deine Kontaktdaten, Datenschutzeinstellungen und auf welchem Weg du mit anderen in Kontakt treten willst verwalten.

Adresse

Ohne eine Adresse wissen wir nicht, wohin wir Briefe oder von der VY Wien benutzte Formulare wie Einverständniserklärungen der Eltern, Spendenaufstellungen u.dgl. hinsenden sollen.
Wir verwenden deine Postleitzahl/Adresse, um die geographische Zusammensetzung der Kirche zu verstehen und um dir relevante Informationen über Veranstaltungen/Dienste und Initiativen in deiner Nähe, wie z.B. unter der Woche stattfindende Kleingruppen, besser zur Verfügung stellen zu können.

Datenschutzeinstellungen

Deine Datenschutzeinstellungen sagen uns, welche Kontaktdaten andere Menschen innerhalb der VY Wien sehen können. Es liegt in der Natur der Gemeinschaft innerhalb einer Kirche, dass Menschen miteinander in Kontakt treten wollen, vor allem dann, wenn sie als Teammitglied bei einem Dienst mitarbeiten oder einer bestimmten Gebetsgruppe angehören. Standardmäßig kann außer den Administratoren der Datenbank niemand deine Kontaktdaten sehen. Du hast aber die Möglichkeit, deinen Namen sowie deine E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, Telefonnummer und Adresse für alle sichtbar machen.

Alle anderen persönlichen Daten können von niemand außer den Administratoren der Datenbank gesehen werden.
Da es uns allen hilft, mindestens ein sichtbares Kommunikationsmittel zu haben, anstatt innerhalb der Kirche anonym zu bleiben, legen wir dir nahe, mindestens ein Kommunikationsmittel (also z.B. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) sichtbar zu schalten. Du kannst deine eigenen Datenschutzeinstellungen mithilfe der App „My ChurchSuite“ verwalten oder indem du uns schriftlich kontaktierst.

Administratoren:

Folgende Personen haben als Administratoren Zugriff auf die gesamten Daten der App ChurchSuite: Margit und Helmut Resch als Hauptleiter der Vineyard Wien, sowie Esthera Cotoarba als Mitglied des Trägerkreises.

Andere Felder:

In unserer Datenbank haben wir als VY Wien zusätzlich zu den standardmäßig vorgegebenen Feldern noch folgende Felder angelegt:

Kleingruppe

In diesem Feld tragen wir ein, ob und welche Kleingruppe/Gebetsgruppe Du regelmäßig besuchst. Das hilft uns zu sehen, wie viele Menschen Teil einer solche Gruppe sind und welche Menschen wir erreichen, wenn wir bestimmte Anliegen oder Informationen, die die VY Wien betreffen, über die Leiter dieser Gruppen weitergeben.

Dienste

In diesem Feld tragen wir ein, in welchem Dienst sich jemand in der VY Wien einbringt. Das hilft uns zu sehen, wer sich in welchem Bereich einbringt und die Menschen in einem bestimmten Dienst gezielt anzusprechen.

Kontaktperson

In einer Kirche steht nicht jeder Mensch jedem anderen gleich nahe. Es hilft uns, zu einzelnen Personen in der Kirche eine Kontaktperson zu wissen, über die wir sie erreichen können. Das gilt besonders, wenn jemand in keiner Gebets- oder Kleingruppe bzw. in keinen Dienst eingebunden ist. In diesem Feld werden nur Namen von Personen eingetragen, deren Daten wir als Mitglieder der VY Wien in ChurchSuite gespeichert haben. Außer dem Namen werden keine sonstigen Informationen abgespeichert.

Schlüsseldaten

Während der ganzen Zeit, in der du Teil der VY Wien bist, führen wir eine „Zeitleiste“ von bestimmten Schlüsseldaten, Meilensteinen, Jahrestagen und Ereignissen. Das beginnt mit dem Schlüsseldatum, an dem du das erste Mal Kontakt zur VY Wien hattest und wird in weiterer Folge andere wichtige Schlüsseldaten wie deine Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen oder Diensten einschließen. Zum Beispiel werden wir ein Schlüsseldatum aufzeichnen, wenn dem du einem Dienst oder einer Kleingruppe beigetreten bist oder verlassen hast, an einem Jüngerschaftskurs teilgenommen hast, oder vergleichbare Dinge.

Die Kenntnis dieser Schlüsseldaten hilft uns bei der Organisation und ist eine hilfreiche Grundlage für das Senden geeigneter Mitteilungen (sofern du zugestimmt hast, diese von uns zu erhalten), für die Jüngerschaftsbetreuung und für die Seelsorge. Aus diesen Schlüsseldaten können wir sehen, wer beispielsweise bestimmte Kurse oder Ausbildungen gemacht hat und daher für bestimmte Dienste in Frage kommt.

Wir verwenden aber auch das Nichtvorhandensein bestimmter Schlüsseldaten. Zum Beispiel könnten wir diejenigen, die noch nicht an bestimmten Veranstaltungen oder Kursen teilgenommen haben, gezielt dazu einladen.

Einige Schlüsseldaten könnten auch zu Absicherungszwecken gepflegt werden wo dies gesetzlich erforderlich ist. Die Schlüsseldaten, die wir über dich führen, sind nur für die Administratoren unserer Datenbank sichtbar.

Tags (Kennzeichen für Daten)

Wir verwenden sogenannte „Tags“ (sprich: „Tägs“, das ist ein englischer Fachbegriff aus der Welt der elektronischen Datenbanken, auf deutsch: Kennzeichen oder Etikett), um Personen in unserer Datenbank zu kategorisieren und zusammenzufassen. Ähnlich wie die Schlüsseldaten helfen uns „Tags“ dabei, unsere Kontaktdaten gut zu verwalten. Sie sind eine nützliche Grundlage für das Senden hilfreicher Mitteilungen (sofern du zugestimmt hast, diese von uns zu erhalten), für die Jüngerschaftsbetreuung und für die Seelsorge. Zum Beispiel verwenden wir ein „Tag“, um Personen in bestimmten Diensten oder Positionen zusammenzufassen. Auf diese Weise können wir besser mit den verschiedenen Personengruppen (z.B. Eltern mit schulpflichtigen Kindern) kommunizieren.

Tags werden niemals dazu verwendet, um automatisierte Entscheidungen zu treffen. Wenn es um Entscheidungen und Kommunikationen im Zusammenhang mit dir und deinen Daten geht, ist immer ein menschlicher Benutzer beteiligt.

Notizen

Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass wir zu deinen Kontaktdaten in der Kirchendatenbank Notizen hinzufügen. Das könnte z.B. eine Notiz über ein mit dir geführtes Gespräch sein, oder über etwas, worum du uns gebeten hast. Notizen stellen sicher, dass Dinge nicht vergessen werden.
Notizen über dich bewahren wir nur solange auf, wie sie relevant bleiben; danach werden sie aus dem System gelöscht.

Daten, die im Zusammenhang mit der steuerlichen Absetzbarkeit von Spenden an die VY Wien gespeichert werden:

Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit geschaffen, dass Spenden, die steuerlich absetzbar sind, direkt von den Spendenempfängern an das zuständige Finanzamt weitergeleitet werden. Von den Personen, die uns diese Informationen übermittelt haben und die eingewilligt haben, dass wir diese Daten für diesen Zweck speichern und an das zuständige Finanzamt weitergeben, haben wir folgende Daten gespeichert:

Den Namen, das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer.

Diese Daten werden von uns ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben im Zusammenhang mit der Absetzbarkeit von Spenden gespeichert und verwendet. Diese Daten sind im von uns verwendeten Buchhaltungsprogramm lokal auf dem Rechner unserer Buchhaltung gespeichert und ausschließlich unserer Buchhaltung direkt zugänglich. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben. Wenn Du diese Daten einsehen willst setze dich bitte mit der Gemeindeleitung in Verbindung. Wenn Du uns diese Daten nicht länger zur Verfügung stellen willst, dann informiere uns bitte darüber. Wir werden diese Daten dann umgehend löschen.

Wichtig: Bitte beachte, dass Du nach der Löschung dieser Daten wieder selbst dafür zuständig bist, die für die Absetzbarkeit der Spenden notwendigen Informationen an das zuständige Finanzamt weiterzuleiten. Sobald du die Löschung der Daten veranlasst hast, ist die VY Wien nicht mehr dafür verantwortlich, dass Du die entsprechende Steuergutschrift erhältst.